Creación de plantillas de informes a partir de datos de Triton

La creación de informes periódicos y recurrentes basados en datos de Triton tiene un valor significativo. Un ejemplo: informes mensuales estilo tablero, que muestran métricas de medición agregadas de Triton (total de horas de escucha, inicios de sesiones, oyentes únicos) para todas sus estaciones, mercados de estaciones, grupos de formatos y una vista de toda la compañía, que muestra una tendencia histórica de 13 meses. Estos informes le permiten evaluar adecuadamente el rendimiento de su streaming a lo largo del tiempo, evaluando dónde se está generando crecimiento y valor para su negocio.

Pero, ¿cómo puede implementar estos informes si su empresa opera sin herramientas de análisis y almacenamiento de datos?

Este artículo proporciona sugerencias para crear plantillas fácilmente actualizables en software de hojas de cálculo de uso común, como Microsoft Excel y Hojas de cálculo de Google, que le permitirán generar informes regulares, repetibles y perspicaces.

Sugerencia 1: Cree pestañas de "bóveda de datos" en sus hojas de cálculo en las que descargue datos sin procesar de Triton

Cree su modelo en torno a una pestaña (o pestañas) en la que pegue los datos exactamente en el mismo formato en que los exporta desde Triton. Cuando hay nuevos datos disponibles (por ejemplo, una nueva semana o un nuevo mes calendario de datos), deben agregarse a esta pestaña "bóveda de datos": Pegar debajo de los datos existentes, sin eliminar los datos antiguos, para preservar su historial de datos.

Pegue los datos nuevos en filas debajo de los datos existentes: ¡No sobrescriba el historial!

Cualquier cálculo y transformación requeridos en los datos originales debe realizarse en la(s) pestaña(s) del almacén de datos utilizando fórmulas; los datos originales de Triton no deben modificarse.

• Para agregar metadatos o categorías, debe usar vlookups.

• Para realizar cálculos, debe usar fórmulas.

El objetivo es poder simplemente desplegar sus fórmulas en las columnas adyacentes a los nuevos datos de datos para que estén listos para los informes.

Las transformaciones en los datos (en el caso de este sencillo ejemplo, la adición de los campos Mercado y Formato) deben realizarse en la pestaña del depósito de datos, a la derecha de los datos que se exportan de Triton cada período del informe (en este ejemplo, mensualmente), y deben estar impulsadas por fórmulas para que la actualización sea fácil y rápida.

El objetivo de esta técnica para introducir datos de origen en el modelo es que no tenga que realizar transformaciones manuales que consuman mucho tiempo en esos datos de origen. Pegue los datos en las pestañas del almacén de datos, extraiga las fórmulas que realicen las transformaciones por usted y, a continuación, estará listo para actualizar el informe. ¡Fácil y rápido!

Sugerencia 2: Use datos de nivel de estación en su informe y use el indicativo de estación como campo común para vlookups para habilitar el rollup

Al exportar los datos de Triton a nivel de estación, puede crear un informe flexible que se puede utilizar para mostrar diferentes jerarquías de manera fácil y eficiente: se pueden mostrar las vistas de la estación, el mercado, el formato y todas las vistas de la empresa acumulando los datos. Al usar el indicativo de estación como clave de búsqueda, puede aplicar categorías como mercado y formato a los datos a nivel de estación con vlookups de una manera que sea fácil de actualizar (consulte la ilustración a continuación).

¿Por qué no exportar agrupaciones de mercados y formatos de Triton? Porque los metadatos de la estación pueden cambiar y cambiarán en diferentes puntos en el tiempo. Por ejemplo, una estación puede cambiar de formato. Para realizar un cambio de formato en su modelo, si está usando una búsqueda virtual para rellenar "Formato", puede editar el formato de la estación en la pestaña Atributos de la estación desde la cual se rellena la fórmula Formato de buscarv, y su modelo se actualizará. Este método es fácil, más rápido y menos propenso a errores que si tuviera que editar y cambiar muchas filas de datos históricos.

Este ejemplo muestra "Formato" actualizado desde una pestaña de atributos (denominada "Propiedades de la estación"), mediante una búsqueda del indicativo. El uso de una búsqueda como esta para atribuir metadatos a cada estación permite que los cambios en el futuro se realicen de manera rápida y eficiente.

Sugerencia 3: Use una sola pestaña como origen para las tablas dinámicas, use esas tablas dinámicas como fuente para los gráficos y use botones de segmentación de datos en las tablas dinámicas para dar interactividad al informe

El uso de tablas dinámicas y botones de segmentación de datos es la forma más fácil de hacer que su informe esté lleno de gráficos informativos e interactivos.

Una vez que su modelo esté configurado mediante pestañas de "bóveda de datos", y esté uniendo y rellenando metadatos por indicativo, es hora de desarrollar cómo se verá su informe.

Se recomienda usar tablas dinámicas como base para todos los gráficos y tablas, trabajando desde la pestaña única del almacén de datos como fuente de todas las tablas dinámicas. El uso de tablas dinámicas que extraen datos de una sola pestaña le permite (1) construir gráficos muy fácilmente y (2) controlar todos esos gráficos con un solo conjunto de botones de segmentación de datos. .

Cree una nueva tabla dinámica para cada gráfico del informe. Las tablas dinámicas no tienen que ser visibles; Se pueden ocultar en pestañas que no sean SSEN por el Visor de informes, y solo están visibles los botones de segmentación de datos y los gráficos que controlan las tablas dinámicas.

En el ejemplo simple de la siguiente ilustración:

• Se ha creado una tabla dinámica basada en la tabla del almacén de datos;

• Los botones de segmentación de datos están vinculados a la tabla dinámica en el campo "Mercado";

• El usuario ahora puede ver todos los mercados combinados, o recorrer los diferentes mercados, comparando su rendimiento en la misma métrica de TLH por trimestre.

En un informe real, este principio se ampliaría para abarcar muchos más gráficos, mostrados en un diseño de estilo de tablero en una pestaña de Excel, con la segmentación de datos controlando todas las tablas dinámicas de las que se derivan los gráficos.

El uso de una sola pestaña de datos como origen del informe le permite crear tablas dinámicas que agrupan y suman datos (en este sencillo ejemplo, TLH por trimestre por mercado), generar gráficos a partir de esas tablas dinámicas y, a continuación, aplicar botones de segmentación de datos al gráfico: El usuario del informe puede alternar entre las vistas de TLH por trimestre por mercado en el gráfico. Cuando se extrapola a un diseño de gráfico de estilo tablero complicado, un usuario puede alternar a través de una multitud de métricas mostradas por estación, mercado o formato.

Sugerencia 4: Automatice la producción de vistas de segmentación de datos de PDF del informe mediante un script de Visual Basic

Es posible que desee crear versiones en PDF de sus informes de Excel para su distribución. Por ejemplo, es posible que desee producir cuatro PDF diferentes para mostrar una vista de cada mercado a partir de un informe como el de la ilustración anterior. Este método de generación de informes evita los problemas que puede encontrar al intentar distribuir un archivo de Excel grande y complejo a varios usuarios.

Con un script de Visual Basic relativamente simple, Excel puede ejecutar automáticamente el proceso de cambiar las selecciones de segmentación de datos y guardar un PDF de esa vista, repitiendo hasta que las selecciones de la segmentación de datos tengan un PDF adjunto. Los PDF generados se pueden distribuir a su audiencia. Si usted es un editor de radio con decenas o cientos de estaciones, automatizar este proceso de creación y almacenamiento de un informe de tablero en PDF para cada estación, mercado y formato ahorrará mucho tiempo dedicado a una tarea manual que de otro modo sería laboriosa.